În sensul Regulamentului UE 679/2016:
- „Date cu caracter personal” înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.
- „Prelucrare” înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.
Voluntarii vor lua la cunoştinţă codul etic şi de conduită al Asociației O Masă Caldă, privind păstrarea confidenţialităţii legate de beneficiari. Aceştia nu vor face publice şi nu vor folosi datele de identificare ale beneficiarilor/clienţilor în afara cadrului organizaţional. În acest sens, vor fi semnate declaraţii de confidenţialitate la întocmirea contractului.
În baza Legii nr. 53/2011, republicată în temeiul art. V din Legea nr. 40/2011 pentru modificarea și completarea Legii nr. 53/2003 Codul Muncii și a HG 500/2011,
În baza Legii nr.78/2014 în calitate de beneficiar al activității de voluntariat, prelucrează următoarele date cu caracter personal necesare încheierii, derulării relațiilor de voluntariat, încetării acestora și furnizării de informații pentru certificatele de voluntariat: nume, prenume, CNP, serie și nr. C.I./pașaport, data eliberării, instituția care l-a eliberat, domiciliul, adeverința care atestă că este clinic sănătos, funcția/meseria pe care urmează să o ocupe/activitatea pe care urmează să o desfășoare, aptitudinile, calificarea profesională/studii, durata și intervalul muncii, durata voluntariatului.
Datele sunt prelucrate prin mijloace automatizate/ manuale, destinate procesului de selecție și de derulare a relației contractuale şi sunt folosite doar în scopul derulării proiectelor Asociației O Masă Caldă, respectiv atestare a acesteia prin adeverințe/certificate de voluntariat.
Datele personale obținute în cadrul procesului de recrutare sunt șterse după finalizarea procesului de selecție, în cazul în care persoana care a parcurs procesul de recrutare și selecție nu este selectată în vederea colaborării.
Informaţiile despre persoanele fizice care candidează pentru voluntariat se află, în format fizic, în dosarele personale ţinute la sediul administrativ al asociației. Coordonatorii de centre au acces la copii după relația contractuală cu fiecare voluntar, acestea fiind necesare a fi păstrate la punctul de lucru (centre de zi) conform OUG nr.53/2017 pentru modificarea și completarea Legii nr. 53/2003 – Codul muncii.
Informaţiile înregistrate sunt destinate utilizării de către operator şi sunt comunicate numai următorilor destinatari: Finanțatorilor; HG 500/2011, firme de Medicina Muncii, firme de asigurare, în cazul controalelor: la ITM, Finanțe, Auditului extern, agenții de marketing.
Conform Regulamentului UE 679/2016, persoanele fizice au dreptul de a fi informate, de a avea acces la datele personale, de a putea rectifica, de a putea șterge datele personale, de a putea restricționa prelucrarea sau portabilitatea datelor, de a se opune prelucrării automate a datelor. Pentru exercitarea acestor drepturi, voluntarii pot adresa o cerere scrisă, datată şi semnată, conducerii Asociației O Masă Caldă.
De asemenea, persoanele fizice au dreptul de a se adresa justiţiei în cazul în care se declară nemulţumite de felul în care au fost prelucrate datele de către operator, sau dacă acesta nu a răspuns solicitărilor acestora.
Datele cu caracter personal vor fi prelucrate pe perioada de valabilitate a contractului. După finalizarea relației contractuale, dosarele vor fi arhivate la sediul administrativ al Asociației O Masă Caldă, pe o anumită perioadă de timp, în funcție de cerințele legislative și de cerințele finanțatorilor.
Documentele electronice sunt salvate periodic pe suporturi electronice: CD/memory stick/hard disk extern, pentru a împiedica pierderea lor în cazul distrugerii intenţionate sau neintenţionate a computerelor pe care se lucrează.
Informațiile electronice şi suportul electronic pe care s-a realizat salvarea de backup vor fi arhivate la sediul administrativ al Asociației O Masă Caldă, pe o anumită perioadă, în funcție de cerințele legislative și de cerințele finanțatorilor.
La informațiile despre persoanele fizice voluntari în format fizic sau electronic, pe perioada contractuală are acces coordonatorul de centru.
Pentru orice cerere, solicitare de informare sau sesizare cu privire la exercitarea drepturilor dumneavoastra, inclusiv în eventualitatea în care doriți să vă retrageți acordul cu privire la prelucrarea datelor, puteți să ne contactați folosind următoarele metode de comunicare:
- secţiunea contact
- în scris la sediul Asociației O Masă Caldă: str. Zefirului 25, Cluj-Napoca.